Ведение бухгалтерской отчётности, в том числе оптимизация бизнес-процессов и внедрение новых инструментов.

Когда фонд «Даунсайд Ап» оказался в стадии активного роста, у руководства фонда возникло понимание, что необходимо усовершенствовать работу бухгалтерии. Причин для этого решения было несколько. Во-первых, штатный специалист перестал в одиночку справляться с возросшей нагрузкой. В частности, количество бумажной работы значительно увеличилось в связи с получением средств из Фонда президентских грантов (ФПГ).

Во-вторых, ситуация, когда вся бухгалтерия держится на одном специалисте, слишком рискована для фонда: ошибки, болезни, уход сотрудника  могли повлечь за собой серьёзные финансовые и репутационные проблемы.

В-третьих, регулярные законодательные изменения, появление новых подзаконных актов, разъяснений контролирующих органов влияют на весь благотворительных сектор. Штатным специалистам с высокой нагрузкой бывает сложно уследить за всеми нововведениями, и ещё сложнее — постоянно оптимизировать процессы и внедрять новые инструменты, чтобы обеспечить НКО отчётами в нужном объёме и с необходимой детализацией. 

На помощь фонду «Даунсайд Ап» пришла команда Philin. Первым делом эксперты Philin актуализировали систему внутреннего учёта, внедрив лучшие российские практики и наиболее эффективные инструменты. Одной из долгожданных инноваций стал переход НКО на работу с программой «1С:Комплексная автоматизация». Это ERP-система, которую Phillin специально дорабатывал для ведения учёта в НКО.

Преимущество команды Philin в умении адаптироваться под потребности НКО. Так, почти всю управленческую отчётность фонд «Даунсайд Ап» ведёт самостоятельно, и бухгалтерское сопровождение было аккуратно интегрировано в существующие процессы.

На сегодняшний день сопровождением НКО внутри Philin занимается проектная команда из 8 человек, в число которых входит 4 бухгалтера, казначей, специалист по кадрам, специалист по управленческим вопросам и менеджер клиентского сервиса. Такой пул экспертов оптимален для качественной подготовки регулярных годовых, ежеквартальных и ежемесячных отчётов. Среди них: бухгалтерская отчётность, налоговые декларации, отчётность в Минюст, Росстат, расчёты по страховым взносам и другие формы, которые необходимо своевременно, а главное — безошибочно заполнить и сдать.

Специалисты занимаются подготовкой ежемесячных оперативных отчётов, в том числе:

• отчёт по незакрытым платежам поставщиков

• отчёт по подотчётным лицам

• отчёт по документам, оформленным с нарушениями

• отчёт по денежным документам

Также команда Philin готовит ежеквартальные отчёты:  

• отчёт по незакрытым оплатам поставщикам 

• отчёт по по неоформленным реализациям

• отчёт по платежам, которые получены фондом и имеют потенциальный налоговый риск

• отчёт по договорам и актам ГПХ

• отчёт по недостающим аналитикам